4. KARTLEGGING, RISIKOVURDERING
HANDLINGSPLANER OG AVVIK

Vi har rutiner for å kartlegge HMS-situasjonen og skal gjennom disse i størst mulig utstrekning prøve å avdekke mangler som ikke blir oppdaget til daglig. Beboere skal kunne gi innspill. Forslag til styret skal følges opp og dokumenteres om nødvendig.

4.1    KARTLEGGING OG VURDERING AV RISIKO

I vurderingen av den faktiske situasjonen, skal vi på hvert av de enkelte HMS-områder ta stilling til følgende:

  • Hvilke skader kan tenkes å inntreffe?
  • Hvilke konsekvenser kan skaden få?
  • Hva er sannsynligheten for slik skade?
  • Hva kan gjøres for å forhindre skade?
  • Hvordan kan følgene av skaden reduseres hvis skaden inntreffer?

I risikovurderingen kan man ta utgangspunkt i sjekklistene. Det kan erfaringsmessig være behov for å revidere disse. Resultatene av risikovurderingen er basis for valg av rutiner og handlingsplaner.

Ved utarbeidelsen og vedlikehold av internkontrollrutinene vil vi kartlegge og prioritere de områder der det foreligger mulighet for at det kan oppstå stor skade og innenfor disse forhold vil vi prioritere de områder der det foreligger der stor sannsynlighet for stor skade. Normalt vil det være faren for at det kan oppstå brann. Nedenfor følger et risikoskjema som omfatter styrets vurdering av hvilke sannsynligheter som foreligger for skade for de forhold som er av betydning i vårt boligselskap:

Last ned skjemaet her

4.2  AVVIK OG HANDLINGSPLANER

Dersom, eller når, det oppdages avvik eller overtredelser i forhold til ønsket tilstand, skal det fylles ut et avviksskjema som skal arkiveres. Ved behov skal det deretter lages en handlingsplan for å avverge skade.
For å enkelt kunne identifisere avviksmeldinger, bør disse oppbevares separat under kapittel 9 for avviksmeldinger. Handlingsplaner som er utarbeidet på grunnlag av innrapportert avviksmelding kan arkiveres under kapittel 8 for handlingsplaner.

(Eventuelt kan man beslutte å oppbevare avviksmeldinger og handlingsplaner under hvert enkelt kapittel som er berørt.)

Basert på innkomne opplysninger skal de ansvarlige vurdere forbedringer av rutiner og andre tiltak som er nødvendige.

Handlingsplanen skal inneholde vedtatte forslag til tiltak og skal som et minimum angi:

  • Hva som skal gjøres
  • Hvem som skal gjøre det
  • Tidsfrist for gjennomføring
  • Kontrollansvarlig

4.3  STYRETS SANKSJONER VED UNNLATELSE AV Å ETTERKOMME PÅLEGG

Dersom eiere eller beboere unnlater å følge pålegg fra styret kan styret

•     Kreve tilgang til leilighet, bod eller annet som eier eller beboere disponerer

•     Benytte de muligheter som borettslagsloven og eierseksjonsloven gir til å meddele advarsel og pålegg om salg

•     Sende bekymringsmelding, varsle eller melde krav til offentlig myndighet som har ansvaret for det aktuelle saksområdet

•     Begjære midlertidig forføyning for namsmyndighetene dersom det er umiddelbar fare for store materielle verdier eller fare for liv og helse

Styret må sørge for å forankre alle slike tiltak i et formelt styrevedtak.

•     Fremme forslag til sameiemøte/generalforsamling til nye bestemmelser i vedtektene om vedlikeholdsansvar og andre tiltak der det er nødvendig for å sikre at internkontrollrutiner blir gjennomført/overholdt.

4.4  HUSKELISTE FOR REVISJON AV HVERT FAGOMRÅDE:
(Ta evt. flere utskrifter)

Last ned huskeliste her