Styret skal sende ut innkalling til generalforsamling i borettslag og boligaksjeelskaper og årsmøter i eierseksjonssameier. Styret må klargjøre at ingen har bemerkninger til innkallingen. Det som skal vurderes ved godkjenning av innkallingen er bare hvorvidt innkallingen er i overenstemmelse med lovens krav og boligselskapets vedtekter.
Det innebærer at generalforsamlingen og årsmøtet skal kontrollere om innkallingen har med alle saker som er anmeldt, om den er sendt ut i styrets navn, at innholdskravene er oppfylt, at den er sendt til riktig tid, om den er sendt på den måten som er påkrevd etter lov og vedtekter, sendt på riktig måte, sendt til alle som skal innkalles og om innkallingsfristen er overholdt. Dersom det skulle vært anledning til å nekte godkjenning på grunnlag av andre forhold vil det kunne medføre at en ekstraordinær generalforsamling eller ekstraordinært årsmøte aldri kan bli avholdt. Det kan bli tilfelle dersom flertallet stadig stemmer mot å godkjenne innkallingen fordi flertallet er uenig med styret.
Konsekvensen av at en innkalling ikke er lovlig er at generalforsamlingen og årsmøtet ikke kan avholdes. Møtet må avsluttes og styret må innkalle til nytt møte, jf. uttalelse 29.6.2022 i sak 22/4189-2 fra kommunal- og distriktsdepartementet.