Det er ikke tilstrekkelig at styret sende ut innkalling til ordinær generalforsamling i borettslag og boligaksjeselskap og ordinært årsmøte i eierseksjonssameier.
Skal eierne ha reell mulighet til å fremme forslag til behandling på dette møtet, må styret varsle om dato for avholdelse av møtet i god tid før fristen for innsendelse av saker løper ut. Dette varsel skal opplyse om dato for avholdelse av møtet og utformes som et varsel om frist for innsendelse av saker til behandling. Varsel om møtedato og frist for innlevering av saker skal gis samtidig. Det innebærer at dersom møtedatoen må utsettes må styret fastsette og sende et nytt varsel, jf. uttalelse 6.5.2020 fra kommunal- og distriktsdepartementet.
Styret i eierseksjonssameier og borettslag har en lovbestemt plikt til å sende ut varsel om frist for å melde saker til ordinær generalforsamling i borettslag og boligaksjeselskap og ordinært årsmøte i eierseksjonssameier.
Fristen skal settes i så langt til før innkallingen skal sendes ut at den sikrer at eierne får levert inn saker til behandling, samtidig som styret får tid til å bearbeide innspill og innta dem i innkallingen. Det er for eksempel ikke adgang til å sette en frist til å melde inn saker som er unødvendig lang tid før innkallingen skal sendes ut, for eksempel tre måneder.
Ved fastsettelse av fristen må det tas hensyn til om saken kan endre karakter fra innleveringsfristen til innkallingen skal sendes ut. Fristen har den rettslige virkningen at saker som sendes inn innen fristen ikke behøver å nevnes i innkallingen og dermed ikke kan behandles på generalforsamlingen eller årsmøtet, jf. uttalelse 6.5.2020 fra kommunal- og distriktsdepartementet.