Nøkler til sameiets låssystem

Vedtektene er det viktigste rettslige og praktiske styringsinstrumentet som styret har. Det er erfaringsmessig lettere å få eiere og beboere til å akseptere regler som fremgår av vedtektene enn en henvisning til husordensreglene eller at styret har truffet et vedtak. Dette innebærer at styret og boligselskapet bør sørge for at vedtektene også bør inneholde bestemmelser som avklarer rent praktiske forhold som kan innebære at styrearbeidet blir lettere.

Det kan for eksempel gjelde regler for tildeling av nøkler til fellesareal. En bestemmelse om dette kan ta utgangspunkt i følgende ordlyd:

Nøkler til sameiets låssystem
Styret eller den styret gir fullmakt, skal godkjenne utstedelse av ny nøkkel til boligselskapets fellesareal (låssystem). Det er bare eier som kan søke om ny nøkkel. Bestilling må være skriftlig og søknaden må inneholde
– en forklaring på behovet for ny nøkkel, det vil si forklaring til hvordan nøkkel har gått tapt,
– nummer på den nøkkel som skal erstattes,
– navn på den som skal disponere ny nøkkel,
– opplysning om antall nøkler husstanden disponerer og
– nøkkel som er skadet eller ødelagt skal innleveres til styret før ny nøkkel kan utstedes.
Eier skal dekke kostnaden ved bestilling av ny nøkkel. Ulovlig kopierte nøkler skal snarest innleveres til styret.

Ved utleie skal eier føre oversikt over hvilke nøkler som er utlevert, til hvem de er utlevert, innhente skriftlig kvittering fra den som mottar nøkkelen, ta depositum for utlån av nøkler, samt sørge for at nøklene blir tilbakelevert ved opphør av utleieforholdet.