Stortinget har vedtatt endringer i borettslagsloven og eierseksjonsloven om en rekke forhold, jf Prop 81 L (2020-2021). Disse endringene trer i kraft allerede fra 1. april 2021. Reglene for avholdelse av generalforsamlinger og årsmøter er endret.

 

I eierseksjonssameier og borettslag kan styret beslutte at generalforsamlingen og årsmøte skal avholdes digitalt, men minst to andelseiere, eller seksjonseiere, som til sammen har minst ti prosent av stemmene, kan kreve at det gjennomføres fysisk møte i borettslag og eierseksjonssameier.

 

Når generalforsamlingen eller årsmøtet skal avholdes på en digital plattform, vil opplysninger om tid og sted for innlogging gjennom bruk av en e-postadresse vil være personopplysninger. De fleste gir fra seg e-postadresse til svært mange og opplysningene er derfor ikke veldig beskyttelsesverdig. Bruk av e-postadresse til digitale møter og annen kommunikasjon må derfor i prinsippet kunne skje uten videre med grunnlag i samtykke som lovlig behandlingsgrunnlag, jf. personvernforordningen artikkel 6 nr. 1 bokstav a og f, jf Prop. 81 L (2020-2021).

 

Styret må avveie ulike hensyn når styret skal velge møteform. Det viktigste vil oftest være hvilke saker som står på dagsordenen. Noen saker vil etter sin karakter være best å behandle i et fysisk møte. Kompliserte saker kan noen ganger kreve muntlig diskusjon, mens enkle saker og/eller «formalia», taler det for at møtet kan gjennomføres digitalt. Hvis for eksempel generalforsamlingen eller årsmøtet kun skal behandle årsregnskap og eventuell årsberetning, vil dette kunne være et relevant moment som styret kan legge vekt på når det skal bestemme møteform.

 

Styret kan ikke benytte applikasjoner der brukeren ikke kommer videre til valg av styremedlemmer før brukeren aksepterer det forslaget til styremedlemmer og styreleder som er foreslått. Applikasjonen som brukes må tillate at alle kommentarer vises for brukere som allerede har avgitt stemme, at brukerne kan komme med «benkeforslag», presiseringer, motforslag og at brukere som allerede har avgitt stemme, skal ha anledning til å endre sin stemme helt til møtet skal avsluttes. Når det benyttes møteapplikasjoner som innebære at generalforsamlinger og årsmøter avholdes over flere dager eller uker må de gi adgang til å avgi stemme etter diskusjoner er avsluttet, eller åpne for at en avgitt stemme kan endres dersom nye faktaopplysninger eller nye argumenter gjør at noen ønsker å endre standpunkt. Stemmegivning må altså kunne skje på like premisser og ut fra det samme faktagrunnlaget.

Ved digitale møter, må deltakelse og stemmegiving kunne kontrolleres på en trygg måte, herunder at det brukes en trygg metode for å bekrefte (autentisere) deltakerens identitet. Autentisering ved hjelp av passord eller PIN-kode vil være en trygg metode. Fingeravtrykk, engangskoder og passordkalkulatorer vil også normalt være trygge metoder for autentisering. Synet på hva som er «trygt» vil kunne endre seg i takt med den teknologiske utviklingen.

Et annet moment kan være om mange eiere har signalisert at de ikke har nødvendige digitale hjelpemidler eller digital kompetanse, og ikke vil delta med mindre møtet gjennomføres med fysisk oppmøte.

Møtet kan avholdes både fysisk og digitalt, for eksempel at en eller flere av styremedlemmene samler seg i et lokale, og at beboerne kan velge om de vil møte opp der eller delta via videolink.

Bruk av e-post kan egne seg for forsvarlig gjennomføring i mindre borettslag og eierseksjonssameier, der det er få deltakere i møtet. Gjennomføring av generalforsamling eller årsmøte i en telefonsamtale med flere deltakere vanligvis ikke vil være en forsvarlig møteform.

Det er fortsatt ikke anledning til å avgi forhåndsstemmer.

Det er ikke anledning til å vedtektsfeste avvikende regler om hvordan generalforsamling eller årsmøte kan gjennomføres.

Etter aksjeloven § 5-7 forutsetter gjennomføring av forenklet generalforsamling ved bruk av elektroniske hjelpemidler at ingen aksjeeiere motsetter seg denne gjennomføringsmåten.

Reglene gjelder både for ordinære møter og ekstraordinære generalforsamlinger og årsmøter.