Ny forskrift om unntak fra reglene om fysisk oppmøte til årsmøte og generalforsamling

Midlertidig forskrift 8. april 2020 nr. 734 om unntak fra regler om fysisk årsmøte og generalforsamling mv. i eierseksjonssameier, borettslag og boligbyggelag for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av covid-198 ble vedtatt 8. april 2020. Den trådte i kraft 9. april 2020. Forskriften skal gjelde så lenge midlertidig lov 27. mars 2020 nr. 17 om forskriftshjemmel for å avhjelpe konsekvenser av utbrudd av Covid-19 mv. (koronaloven) gjelder. Forskriften gjelder altså i ubestemt fremtid. De viktigste bestemmelsene lyder slik:

§ 3.Adgang til å holde årsmøte og generalforsamling uten fysisk oppmøte

Styret kan beslutte å holde årsmøte og generalforsamling uten fysisk oppmøte, herunder ved bruk av digitale møteapplikasjoner, telefon- eller videomøte eller på annen betryggende måte. For gjennomføring av slikt årsmøte eller generalforsamling gjelder følgende:

For øvrig gjelder bestemmelsene i eierseksjonsloven kapittel VI, burettslagslova kapittel 7 og bustadbyggjelagslova kapittel 5.

§ 4.Ikke adgang til å kreve fysisk møte

Dersom styret beslutter å holde årsmøte eller generalforsamling i medhold av § 3, kan ingen seksjons- eller andelseiere kreve at møtet avholdes som fysisk møte.

Dersom noen krever ekstraordinært årsmøte eller generalforsamling, jf. eierseksjonsloven § 42, bustadbyggjelagslova § 5-7 annet ledd og burettslagslova § 7-5, må styret vurdere om det er mulig å gjennomføre dette etter reglene i § 3. Ingen kan kreve at ekstraordinært årsmøte eller generalforsamling holdes som fysisk møte. Styret kan etter en slik vurdering beslutte at saken må utsettes til det kan holdes fysisk møte.

§ 5.Midlertidige signaturløsninger

Protokoll fra årsmøte og generalforsamling kan signeres elektronisk.

Bilde av protokoll med underskrift er likestilt med elektronisk signatur etter første ledd.

§ 6.Elektronisk kommunikasjon

Laget kan uten hinder av kravet om forhåndssamtykke i burettslagslova § 1-6 og bustadbyggjelagslova § 1-5 kommunisere elektronisk med andelseierne.

Det er å merke at fristen for å avholde årsmøte ikke er utsatt. Årsmøtet skal fortsatt avholdes innen utgangen av juni 2020.

Det er nå mulig å gjennomføre årsmøter og generalforsamlinger med elektronisk kommunikasjon. Det er opp til hvert enkelt styre å vurdere om det er forsvarlig å gjennomføre et digitalt møte, eller om man bør vente.

Samtlige seksjons eller andelseiere skal gis mulighet til å delta i behandlingen av sakene som er anmeldt til behandling på årsmøtet. Styret kan fastsette nærmere krav til gjennomføringen av deltakelsen og stemmegivning, herunder tillate bruk av forhåndsstemme uten at det er vedtektsfestet. Forretningsfører, revisor og eventuell daglig leder skal gis mulighet til å uttale seg om aktuelle saker. Styreleder, eller annen møteleder som årsmøtet eller generalforsamlingen velger, skal sørge for at det føres protokoll i henhold til eierseksjonsloven § 53, burettslagslova § 7-9 og bustadbyggjelagslova § 5-17.

Det er i tillegg tillatt å avgi forhåndsstemme til årsmøtet og generalforsamlingen. I så tilfelle bør det gis en frist som minst bør være på 7 kalenderdager for å avgi stemme.

Selv om det nå er tillatt å gjennomføre årsmøter og generalforsamlinger elektronisk bør styret vurdere om dette møtet bare skal benyttes til å behandle de sakene som må behandles på et slikt møte;  årsregnskap, årsberetning, styrehonorar, valg og eventuelt nødvendig vedlikehold. Styret kan behandle de øvrige anmeldte sakene på et etterfølgende «vanlig» årsmøte så snart det blir anledning til det. Styret kan på forhånd be om synspunkter til dette. 

De offentlige restriksjonene som sier at man kun kan være fem personer samlet, gjør at dersom man er et lite sameie så kan man finne andre løsninger. Her kan man måte personlig eller man kan avgi fullmakt til noen til å møte for seg. Kravene til å holde fysisk avstand gjelder også her.